KILPAILUTUS & SOPIMUKSET

KILPAILUTUS

Kilpailutuksessa tärkeintä on löytää sopivat toimittajaehdokkaat – mieluiten useampi, jotta syntyy aito kilpailutilanne. Hankintaprossin tuntemus ja kokemus IT-toimittajaympäristöstä varmistavat onnistuneen ostopäätöksen.

Kun ostaja ja myyjä puhuvat samaa ammattikieltä, väärinymmärryksiä ei synny. Kilpailutuksen asiantuntijan tehtävänä on toimia tulkkina ja yhdistää liiketoiminnan tarpeet niihin sopiviksi ratkaisuiksi.

Onnistunut kilpailutus koostuu yleensä seuraavista vaiheista:

  • vaatimusmäärittely (= miten järjestelmän tulee toimia)
  • tarjoajien kartoitus
  • tarjouspyynnön laadinta ja kilpailutuksen järjestäminen
  • tarjousten vertailu ja suositus valinnasta asiakkaan päätöksentekoa varten
  • sopimusneuvottelut ja sopimuksen laadinta

Asiantuntijapalvelu Pro-Mix palvelee asiakasta tietojärjestelmähankinnan eri vaiheissa.

IT-SOPIMUKSET

Kaikilla toimialoilla sopimusneuvotteluissa tarvitaan kokemusta erilaisista sopimusehdoista. Toimittajan tarjoamat vakioehdot ovat usein hieman enemmän toimittajan etujen mukaiset. IT-alalla vakioehtoina käytetään usein esimerkiksi IT2010 -ehtoja.

Oleellista on, että sopimusehdoista voidaan neuvotella parhaiten kilpailutuksen yhteydessä ennen toimittajan valintaa. Neuvotteluvaltit ovat vielä silloin asiakkaalla.

Hyvä sopimus sisältää mm. seuraavat asiat

  • sopimusehdot ovat reilut sekä asiakkaalle että toimittajalle
  • järjestelmätoimituksen sisältö, aikataulu ja hyväksymismenettely on yksikäsitteinen
  • toimittajan virhevastuu on määritelty tarkasti
  • hinnanmuutosperiaatteet ovat selvät ja sidottu todennettavissa olevaan indeksiin, jolloin toimittaja ei voi vain ilmoitusluonteisesti korottaa hintoja
  • toimittajalle on määritelty mahdollisesta toimituksen viivästymisestä selkeät sanktiot

Asiantuntijapalvelu Pro-Mix auttaa asiakasta sopimusten laadinnassa ja sopimusneuvotteluissa.